A fini giuridico – amministrativi è possibile richiedere copia conforme della documentazione conservata dall'Archivio.
La copia conforme all’originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, sul quale viene aggiunta una dichiarazione formale da parte di un pubblico ufficiale, autorizzato per legge a tale funzione, che attesta la fedele corrispondenza della copia all’originale. In particolare, il pubblico ufficiale dichiara che la copia è identica all’originale e che fa fede alla pari di esso.
Come richiedere una copia conforme all’originale
Per richiedere il rilascio di copia conforme all’originale è necessario compilare apposito modulo di domanda, completo di tutte le informazioni di cui si è in possesso, con allegata la scansione di un documento di identità in corso di validità. Nel caso in cui la richiesta venisse effettuata da parti terze per conto del richiedente, è obbligatorio allegare una delega.
La domanda è esente da bollo nei casi previsti dalla legge
Non saranno accolte le richieste compilate senza apposito modulo, con informazioni parziali o generiche, o inoltrate mediante posta ordinaria, prive di indirizzo mail o PEC a cui inoltrare la documentazione richiesta.
Non si rilasciano estratti o certificati di atti di Stato civile, per i quali è invece necessario rivolgersi al Comune di riferimento o di nascita.
Per ottenere tutte le informazioni necessarie alla compilazione della domanda è possibile:
- per i ruoli matricolari: fare una ricerca attraverso gli strumenti di accesso al patrimonio (sfoglia le Rubriche dei ruoli matricolari del Distretto di Modena e Reggio Emilia): necessario conoscere nominativo e anno di nascita
- per gli atti di Stato civile svolgere la ricerca direttamente on line sul “Portale Antenati” che consente di visionare direttamente gli atti (a bassa risoluzione): necessario conoscere nominativo , anno/i di nascita e/o luogo
- richiedere preventivamente una ricerca per corrispondenza dell’atto stesso, scrivendo una mail a as-mo[at]cultura.gov.it., indicando nell’oggetto: “Ricerca di atto ai fini di richiesta di copia conforme”
Il rilascio di copia conforme informatica di documento analogico
Il Codice dell'amministrazione digitale - CAD (d.lgs. 82/2005), art. 40 e il DPCM 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di documento informatico / Produzione dei documenti digitali) recano l’obbligo per la Pubblica Amministrazione di produrre gli originali dei propri documenti in formato digitale. In ottemperanza alle indicazioni contenute nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (par. 2.2 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) l’Archivio di Stato di Modena rilascia copie conformi informatiche di documenti analogici.
Il rilascio della copia conforme in formato digitale avviene esclusivamente al titolare della richiesta o a un suo delegato, per i fini amministrativi dichiarati, entro 30 giorni dall'accettazione della richiesta, e previo pagamento per rimborso di spese di riproduzione.
Il pagamento delle spese sostenute avviene mediante il portale di pagamento PagoPa
