I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili - art. 122, Titolo II - Capo III del Codice dei beni culturali e del paesaggio (Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42 e successive modificazioni).
Fanno eccezione:
- quelli dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera e interna dello Stato, che diventano liberamente consultabili 50 anni dopo la loro data
- quelli contenenti i dati «sensibili» delle persone private (idonei a rivelare l'origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche nonchè l'adesione ad associazioni e a partiti e sindacati) salvo che la persona ne abbia fatto dichiarata o implicita ammissione, consultabili 40 anni dopo la loro data
- i documenti riguardanti lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, consultabili 70 anni dopo la loro data
- le sentenze penali passate in giudicato e annotate nel Casellario Giudiziario, consultabili 40 anni dopo la loro data
E' però prevista, dall'art. 123, comma 1- Titolo II - Capo III, del Codice la possibilità di autorizzare, con particolari procedure e cautele, la consultazione di documenti di carattere riservato prima della scadenza dei termini.
Modalità di inoltro della richiesta
Lo studioso per motivi di studio potrà richiedere la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato prima della scadenza dei temini.
Per ottenere l'autorizzazione necessaria, l'utente dovrà inoltrare, presso l'Archivio di Stato di Modena, domanda di consultazione di atti riservati, ai sensi dell'art. 123 D. Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 e successive modificazioni. (Modulo A)
Nella domanda devono risultare indicati, oltre alle generalità del richiedente, le concrete motivazioni di studio ed il fondo o i fondi archivistici (specificamente attinenti le finalità della ricerca) di cui si chiede la consultazione. Le indicazioni concernenti i dati personali di identificazione devono essere comprovate con l'esibizione di un documento di riconoscimento del quale vanno annotati gli estremi.
Ottenuto il parere favorevole del Direttore dell'Archivio di Stato di Modena, la richiestà sarà inoltrata alla Prefettura di Modena direttamente dall'Archivio di Stato di Modena.
Pervenuto il decreto di autorizzazione alla consultazione emanato dal Ministero dell'Interno, l'Archivio di Stato di Modena lo trasmette all'utente, invitandolo a presentarsi presso la Sala di Studio dove, compilata l'apposita modulistica (Modulo B), potrà accedere alla consultazione degli atti.
